Explore the vast range of titles available.

يعد الوصف الأرشيفى العصب والأساس للعمليات الفنية والأولوية الرئيسة داخل أي مؤسسة أرشيفية نتيجة لاعتماد بقية الإجراءات والخدمات المقدمة على البيانات المقدمة من خلاله بشكل أساسي، وقد اعترف المجتمع الأرشيفي العالمي منذ ثمانينيات القرن العشرين بضرورة وجود بنية معيارية قياسية للبيانات الوصفية لأوعية المعلومات الأرشيفية كي تناسب بيئة الويب، وذلك كنتيجة طبيعية لانضمام أوعية وثائق غير تقليدية للرصيد الأرشيفي مثل رسائل البريد الإلكتروني ومواقع الإنترنت والملفات المنتجة بواسطة تطبيقات الحاسب الآلي وخصوصا حزمة برمجيات المكتب Office Suite، إضافة إلى قيام كثير من مؤسسات الأرشيف بإتاحة وعرض أرصدتها الوثائقية على موقعها الإلكتروني، فبدلا من الذهاب إلى قاعات البحث وطلب وقراءة الوثائق داخلها؛ أصبح من الممكن البحث عنها والاطلاع عليها من الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية، سواء كانت صورا أو خرائط أو تسجيلات صوتية أو مرئية وغيرها، إضافة إلى الشكل الورقي المتعارف عليه، ويمكن وصف هذه الوثائق في شكل مجموعات (متكاملات) بالإضافة إلي وصفها بشكل فردي. وفي هذا السياق واجهت مهنة الأرشفة والتوثيق كثيرا من التحديات المرتبطة بإيجاد أدوات الوصف المناسبة للمجموعات الأرشيفية في البيئة الرقمية سريعة التغير وطرق إتاحة محتويات تلك المجموعات وفق السياق الأرشيفي المناسب في الوقت ذاته والتي ألهمت الأرشيفين بأن ينخرطوا في القيام بعملية تحليل جديدة لعمليات الوصف الأرشيفي وقواعدها وأدواتها مما كان سببا في ظهور كثير من الممارسات والأدوات والقواعد الوصفية المستحدثة، كذلك بدأت معايير الوصف الأرشيفي في بيئة الويب بالظهور من خلال مبادرات محلية ودولية يتناولها الباحث في هذه المقالة بالعرض والتحليل.

يتناول هذا البحث دراسة نظم الوثائق الالكترونية مع التطبيق على دار الوثائق القومية بمصر باعتبارها نموذجا رائدا. والمعروف أن الخدمات التي تقدمها دار الوثائق أو الأرشيفات الوطنية للباحثين والدارسين تتميز تميزا واضحا عن تلك التي تقدمها غيرها من مراكز المعلومات الأخرى كالمكتبات وغيرها. وذلك للاختلاف الواضح في محتويات ومقتنيات كل منها فالمكتبات ومراكز التوثيق تقتصر في أغلب الأحيان على اقتناء أوعية معلومات ذات طابع مألوف (كالكتب والدوريات والنشرات والتقارير...الخ)، في حين تتميز أوعية المعلومات التي يقتنيها الأرشيف الوطني بأنها الوثائق - أيا كان شكلها المادي- التي ينشئها أو يتلقاها شخص فيزيقي أو معنوي-عام أو خاص-نتيجة أدائه لأعماله الجارية ثم يستغني عنها بعد أن تحقق الأغراض التي أنتجت من أجلها وتختار-لما لها من أهمية إدارية أو تاريخية- لتحفظ على الدوام في الأرشيف الوطني حيث يرجع إليها. ومن ناحية الشكل فإن الوثائق تتنوع تنوعاً كبيرًا نتيجة لتنوع المواد التي كتبت عليها خلال العصور المختلفة، فهناك الوثائق الجلدية (التي كتبت على جلد ورق) والوثائق البردية التي كتبت على البردي، والوثائق التي كتبت على ورق سواء بلدي أو كيماوي. والحقيقة أن خدمات الوثائق هي المرآة التي تعكس أنشطة دار الوثائق أو الأرشيف الوطني، فالمعيار الأساسي لقياس نجاح أي دار وثائق هي قدرتها على أن توفر للباحث الوثائق التي يريدها في الوقت الذي يحتاجها فيه وتيسر سبل الاستفادة مما تحتويه من معلومات إلى أقصى حد.

تهدف هذه الدراسة إلى عرض تجربة دار الوثائق القومية بمصر في رقمنة رصيدها الأرشيفي. فقد ظلت لفترة زمنية طويلة تعتمد على حفظ الوثائق واسترجاعها في شكلها الورقي، إلا أن ظهور تكنولوجيا المعلومات أدى إلى تغير هذا المفهوم، حيث يتضمن في الوقت الحالي تحويل الوثائق من شكلها الورقي إلى شكل إلكتروني يسمح للتعامل معها عن بعد من خلال شبكة المعلومات. وترجع أهمية هذه التجربة إلى أنها تتيح للباحثين التعامل بسهولة مع رصيد أرشيفي ضخم- من أي مكان- والاستفادة إلى أقصى حد ممكن مما يحتويه من معلومات، بدلا من الاعتماد على وسائل الإيجاد التقليدية (الفهارس الورقية وغيرها) ذات الفائدة محدودة. إذ يبلغ الرصيد الأرشيفي لدار الوثائق القومية في مصر ما يزيد على 25 مليون وثيقة، إذ تعد من أقدم الأرشيفات الوطنية في المنطقة العربية والأفريقية. حيث ترجع الخدور الاولى لنشأتها إلى عام 1828م، حينما فكر محمد علي(1805 -1848 م) في إنشاء جهاز يحفظ للحكومة أوراقها ودفاترها وسجلاتها بطريقة منظمة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة. فقد جرت العادة حتى ذلك الحين أن يحتفظ موظفوا الدولة في مختلف الدواوين والمجالس بما في حوزتهم من أوراق ودفاتر، وأن يأخذوها معهم إذا عزلوا من مناصبهم أو تقلدوا وظائف أخرى. ونتيجة لذلك كانت أعمال الدولة تصاب بالاضطراب، مما دفع محمد علي إلى التفكير في ضرورة إيجاد مكان تجمع فيه دفاتر جميع دواوين وسجلاتها الدولة وفروعها في الأقاليم. فكان إنشاء الدفترخانة المصرية بحيث يسهل حفظها والرجوع إليها كلما لزم الأمر. وهكذا يمكن القول بان الدفترخانة كانت بتعبير العصر الحديث مركز معلومات لحكومة محمد على، تتولى تجميع الدفاتر والسجلات والأوراق من مختلف مصالح الدولة وفروعها في الاقاليم، واستكمال الناقص منها، وتنظيم هذه الدفاتر والسجلات وتخزينها بطريقة تسهل استرجاع ما تطلبه منها المجالس المختلفة(الوزارات)- التي أنشأها محمد علي- لتستعين بها في دراسة ما يطرح عليها من موضوعات. وفي نهاية القرن التاسع عشر وبداية القرن العشرين تغير اسم الدفترخانة إلى دار المحفوظات التي كانت النواة الأولى التي اعتمدت عليها دار الوثائق المصرية في تكوين مجموعاتها الأرشيفية حين أنشأتها الدول عام 1954م. وهكذا أصبحت دار الوثائق القومية منذ هذا التاريخ هي الدار الوطنية التي تقدم خدماتها للباحثين. وقد تنوعت الخدمات التي تقدمها الدار لروادها من الباحثين والدارسين والتي تميزها عن غيرها من مراكز المعلومات اي خرى كالمكتبات، ومراكز التوثيق التي تقتصر في أغلب الأحيان حيان على أوعية معلومات ذات طابع مألوف (كالكتب، والدوريات، والنشرات، والتقارير وغيرها). في حين تتميز أوعية المعلومات الوثائقية التي يقتنيها الارشيف القومي شخص فيزيقي أو معنوي- عام أو خاص- نتيجة أدائه للأعمال الجارية، وتختار- لما لها من أهمية إدارية أو تاريخية- لتحفظ على الدوام في الأرشيف القومي حيث يرجع إليها. ومن ناحية الشكل فإن الوثائق تتنوع تنوعا كبيرا نتيجة لتنوع المواد التي كتبت عليها خلال العصور المختلفة، فهناك الوثائق الجلدية (التي كتبت على جلد أو رق)، والوثائق البردية (التي كتبت على البردى)، والوثائق التي كتبت على ورق سواء كان بلديا أو كيماويا. الحقيقة أن خدمات الوثائق هي التي تعكس أنشطة دار الوثائق أو الأرشيف القومي، فالمعيار الأساسي لقياس نجاح أي أرشيف قومي هي قدرته على أن يوفر للباحث الوثائق التي يريدها في الوقت الذي يحتاجها فيه. وخدمات المعلومات في مجال الوثائق قد يقدمها الأرشيف القومي- بناء على طلبات أو استفسارات طلبت من جانب الباحثين، كما قد يبادر بالقيام بها توقعا لاستفسار أو حاجة. ومن أبرز هذه الخدمات: الإعارة والاطلاع، وترجمة وقراءة الخطوط (ترجمة اللغة الأجنبية، وقراءة الخطوط العربية غير المألوفة للباحثين؛ كالديراني، والطومار، والثلث. إلخ)، والتصوير والاستنساخ، والقوائم والكشافات والملخصات، وخدمة الإحاطة الجارية، وصيانة الوثائق وترميمها. وعلى الرغم من أهمية هذه الخدمات التي يقدمها الأرشيف الوطني إلا أنها لا تحقق كل ما يطلبه الباحثون، خاصة أن وسائل الإيجاد والبحث عن الوثائق التي أعدتها دار الوثائق القومية - منذ فترة بعيدة - لمساعدة المترددين عليها أصبحت قاصرة عن تلبية متطلباتهم؛ إذ اقتصرت على أربعة أنواع من الفهارس: الأول: فهرس ورقي مطبوع على شكل كتاب يحوي بيانا بالوحدات الأرشيفية والموضوعات الرئيسة، والفرعية داخل الوحدات، وبيان الحالة المادية لها بصفة عامة. الثاني: فهرس بطاقي لعينة مختارة من وثائق أسرة محمد علي به ملخص لموضوع الوثيقة مع الإشارة إلى رقم الدفتر داخل الفترة الزمنية والصفحة أو الصفحات المدونة بها الوثيقة. وهذا الفهرس تم إعداده لمساعدة اللجنة التي شكلها الملك فؤاد في عشرينيات القرن العشرين لكتابة تاريخ أسرة محمد علي. الثالث: فهرس للوثائق التي تم تصويرها على ميكروفيلم وهي تحوي سجلات ووثائق مفردة تم انتفاؤها من قوائم الرصيد المخزني لتمثل بعض الموضوعات الهامة للباحثين، ورتبت زمنيا ( كالحجج الشرعية للأمراء والسلاطين عن العصر الفاطمي حتى العمر العثماني). ولم يتم إعداد كشاف لها لمساعدة الباحث للوصول إلى ما في داخل هذه الأفلام. واقتصرت أداة البحث على قائمة بأنواع السجلات المنتقاة للتصوير وأمام كل سجل الرقم الخاص به في وحدته والفترة التاريخية التي يحتويها، ورقم الفيلم. وعلى الباحث أن يقرأ القائمة ليستخرج منها الفترة الزمنية التي تخص بحثه، ورقم الفيلم ثم يعاود مرة أخرى البحث داخل الفيلم ليصل إلى مراده. وعلى الرغم من أن تصوير الوثائق على الميكروفيلم يضعها في مكان واحد، ولكنه لا يساعد على ربط مداخل البحث داخل الوثائق. الرابع: قوائم (كشوف) بمحتويات الدار تضم كل مجموعة منها وحدة أرشيفية مستقلة عن باقي الوحدات، وتشمل البيانات الآتية: الرقم المسلسل للسجل، والرقم القديم (رقم المنشأ الأصلي)، ثم الرقم الحديث، وهو رقم أو رمز حرفي للوحدة مع المسلسل الرقمي لحفظها داخل المخزن. ويشمل الرقم الحديث رمز المتكاملة الأرشيفة، والرقم المسلسل لكل وحدة من وحداتها حسب ترتيبها داخل المخزن، ورقم مسلسل لتقسيمات (تفريعات) هذه الوحدة. فعلى سبيل المثال يرمز لديوان المعية السنية برقم (س/ 1) فيشير حرف السين إلى المتكاملة الأرشيفية التي ينتمي إليها هذا الديوان وهي السيادية، أما الرقم واحد فيرمز لأول وحدة أرشيفية بالمخزن. وتقسم الوحدة حسب تفريعاتها كالآتي: (س/1/1) تشير إلى دفاتر الصادر للمعية السنية، ويشير الرمز (س/ 1/2) لدفاتر الوارد لهذه الوحدة. ويقسم كل موضوع فرعي إلى تفريعات أصغر، فالرمز س/1/1/1 يشير إلى أول سجل صادر. وهكذا خصصت الدار لكل سجل ثلاثة أرقام: الأول رقم المنشأ في وحدته الأصلية ويطلق عليه الرقم القديم أو الخاص، والثاني رقم مسلسل وضعته الدار بعد أن قامت بترتيب جميع السجلات داخل وحدتها بالأرقام المسلسلة بغض النظر عن الموضوعات الفرعية، وذلك للحصر العددي فقط. والثالث رقم حديث وهو أيضا رقم مسلسل خصص للباحث لاستخدامه في استدعاء السجلات المطلوبة لبحثه، وينتهي بانتهاء الموضوع الفرعي، حيث يبدأ تسلسل جديد من رقم واحد لكل موضوع مستفل داخل الوحدة. وأعدت الدار نسختين من هذه القوائم إحداهما لمخازن الرصيد، والأخرى لقاعة البحث ليستعين بها الباحثون في الوصول إلى الوثائق اللازمة لبحوثهم. ولكي يصل الباحث إلى مراده عليه أن يحدد الفترة الزمنية لبحثه، والموضوعات الخاصة بها (صادر، وارد، استحقاقات. .إلخ)، ثم يبحث عنها داخل القوائم ليصل إلى الارقام الحديثة للوثائق التي يرغب في الاطلاع عليها.