Explore the vast range of titles available.

تعد الإدارة الجيدة للوثائق والمعلومات أمرا أساسيا لأية هيئة \"جهة\" تعمل بشكل جيد، لأن الإدارة الجيدة تدعم وظائف وأنشطة وإجراءات الأعمال، وتوفر أساسا لتقديم الخدمات بكفاءة، كما توفر آلية للهيئات \"الجهات\" للاحتفاظ بالأدلة على قراراتها وإجراءاتها للرجوع إليها في المستقبل ولدعم استمرارية الأعمال وإدارة ومعالجة المخاطر، فممارسة إدارة الوثائق الجيدة هي ببساطة ممارسة أعمال جيدة، ومما لا شك فيه أن التوحيد القياسي يحتل مكانة رئيسية في إدارة الوثائق، فالمعايير هي أداة مراقبة للأنشطة التنظيمية، تعزز التبادل الفعال للمعرفة بين المجتمعات الأرشيفية على المستويين الوطني والدولي، وهي أيضا وسيلة لنشر الابتكارات التكنولوجية، وكذلك تقييم الامتثال لمتطلبات الجودة المقبولة عموما، بفضل التوحيد القياسي، يتم نشر المعرفة الفنية المتعلقة بإدارة الوثائق في جميع أنحاء العالم، حيث يتم تنسيق أساليب العمل، كما تشكل المعايير آلية مهمة للتحكم في الأدوات المصممة لتطوير وتحسين برامج وسياسات إدارة الوثائق. يتناول هذا البحث مساهمة سلسلة معايير الأيزو ISO MSR 30300 بعنوان: \"نظم إدارة الوثائق\" في تصميم وتنفيذ وإنشاء وصيانة واستدامة وتطوير وتحسين نظم إدارة الوثائق، وبخاصة نظم إدارة الوثائق الهجينة أو ما يطلق عليها: \"نظم إدارة المستندات والوثائق المتكاملة\" باعتبارها أحدث الممارسات في إدارة الوثائق، فضلا عن دورها في إنشاء نظام توحيد دولي لأساسيات ومنهجيات ومفردات وممارسات إدارة الوثائق. وقد خلصت الدراسة إلى سلسلة المعايير الدولية ISO MSR 30300 بعنوان: نظم إدارة الوثائق توفر إطارًا علميًا متينًا لإدارة الوثائق، لأنها تصف المنهجية المناسبة لمواءمة نظم الوثائق مع الاستراتيجية الشاملة للهيئة \"الجهة\"، وبالتالي، فإنها تؤكد على دور الإدارة الجيدة للوثائق كعامل حاسم لنجاح الهيئة \"الجهة\"، علاوة على ذلك، فإنها توفر الطرق اللازمة لضمان التحكم المستمر في عمليات إدارة الوثائق.

للوثائق قيم إثباتية ومعلوماتية، لا تقتصر أهميتها على مدى زمني محدد أو نطاق إداري أو موضوعي؛ ومع اعتماد البنية التحتية المعلوماتية في المنظومة الرقمية على الوثائق كمصادر رئيسة للبيانات والمعلومات، فإن الدراسة تقدم رؤية استشرافية لمنظومة التحول الرقمي في مصر، وفي القلب منها إدارة الوثائق بما يحقق علاقة التكامل التي تفترضها الدراسة بينهما، وتبني الدراسة تصورها على تحليل التكوين التنظيمي للكيانات المسئولة عن التخطيط والتنفيذ لعمليات التحول الرقمي، بداية من المجلس الأعلى للمجتمع الرقمي مرورا بالمجالس الأخرى المتعلقة بالتقنيات الرقمية الحديثة لما يفترض بينهم من علاقات واهتمامات مشتركة، ثم دراسة لوزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات المسئولة عن تقديم الدعم التقني والإشراف على تأسيس البنية التكنولوجية في الأجهزة الإدارية، بالإضافة إلى مركز معلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء باعتباره المسئول عن تقديم الدعم الفني لمراكز المعلومات التي استحدثت بالتقسيم التنظيمي \":نظم المعلومات والتحول الرقمي\"، وتستعرض الدراسة مهام التوثيق التي انتقلت إلى التقسيم الجديد من مراكز المعلومات الملغاة، وأخيرا دراسة للواقع التنظيمي لأماكن حفظ الوثائق في الأجهزة الإدارية، وما تعانيه من مشكلات بسبب التشتت الإداري وغياب التبعية الفنية، الأمر الذي دفع بالدراسة إلى التوصية باستحداث تقسيم تنظيمي لإدارة الوثائق يتسق مع أهداف قانون الوثائق المزمع صدوره، بحيث يضم التقسيم جميع الإدارات المسئولة عن الوثائق سواء النشطة وشبه النشطة، ويشكل مظلة تضمن السيطرة على كافة الأرصدة الوثائقية داخل الجهة، وتوحد العمليات الفنية والإدارية، ويكفل القيام بعمليات الأرشفة الإلكترونية ودعم المنظومة الرقمية للدولة، واعتمدت الدراسة على المنهج الوصفي التحليلي في تحليلها لعناصر المنظومة الحالية، وعلى المنهج التحليلي المستقبلي فيما تقدمه من رؤى استشرافية.

تعتبر الإدارة الجيدة للوثائق والمعلومات أمرا أساسيا لأي هيئة تعمل بشكل جيد، حيث أن الإدارة الجيدة تدعم وظائف وأنشطة وإجراءات الأعمال، وتوفر أساسا لتقديم الخدمات بكفاءة، كما إنها توفر آلية للهيئات للاحتفاظ بالأدلة على قراراتها وإجراءاتها للرجوع إليها في المستقبل ولدعم استمرارية الأعمال وإدارة ومعالجة المخاطر، فممارسة إدارة الوثائق الجيدة هي ببساطة ممارسة أعمال جيدة. مما لا شك فيه أن التوحيد القياسي يحتل مكانة رئيسة في إدارة الوثائق. فالمعايير هي أداة مراقبة للأنشطة التنظيمية، تعزز التبادل الفعال للمعرفة بين المجتمعات الأرشيفية على المستويين الوطني والدولي. وهي أيضا وسيلة لنشر الابتكارات التكنولوجية وكذلك تقييم الامتثال لمتطلبات الجودة المقبولة عموما. تتناول هذه الدراسة مساهمة سلسلة معايير الأيزو \"نظم إدارة الوثائق\" 303000 ISO-MSR في تصميم وتنفيذ وإنشاء وصيانة واستدامة وتطوير وتحسين نظم إدارة الوثائق، فضلا عن دورها في إنشاء نظام توحيد دولي لأساسيات ومنهجيات ومفردات وممارسات إدارة الوثائق؛ وتشمل الدراسة النقاط التالية: نشأة وتطور نظام التوحيد القياسي الدولي لإدارة الوثائق المبادئ الأساسية والمصطلحات والمفردات الخاصة بإدارة الوثائق. هيكل ومكونات نظام إدارة الوثائق (MSR) وفقا لمعيار. (ISO 303000) مساهمة سلسلة معايير نظم إدارة الوثائق (303000 ISO) في دعم تنفيذ نظم الوثائق الحديثة.

يعد أرشيف المستشفيات مصدرا أصيلا من مصادر المعلومات الطبية، فهو المكان المخصص لحفظ الملفات الطبية للمرضي، وهذه الملفات تحوي الوثائق الطبية أي النماذج التي تصدر لكل مرحلة من مراحل علاج المريض فهي مخصصة لتسجيل أدق تفاصيل ووصف الحالة المرضية وتشخيصها والعلاج المقدم، ونتيجة العلاج والمتابعة الصحية. كما يفيد في الدراسة والأبحاث الطبية، كما تفيد الإدارة الطبية بالمستشفى في متابعة نشاط الأطباء بكل قسم ومدي أستفادتهم من الإمكانيات المتاحة في أقسام الخدمات الخاصة بتسهيل عملية التشخيص والعلاج، كما تفيد المعلومات الطبية في بعض حالات التحقيق القضائي الخاص بالمرضى. تهدف الدراسة إلى القاء الضوء على مدى أهمية الوثائق الطبية في أرشيف المستشفيات بإعتبارها مصدر للمعلومات. واعتمدت الدراسة على المنهج الوصفي التحليلي، وتوصلت الدراسة إلى عدة نتائج أهمها أن الوثائق والسجلات الطبية تعد مصدر هام للمعلومات والبيانات الموثقة بداخلها عن المرضى.

تكمن مشكلة الدراسة في أن نظام إدارة الوثائق لديوان المحاسبة طرابلس / ليبيا يعاني مشاكل في الاسترجاع وتمثلت بوجود تكدس كبير في الوثائق والملفات والسجلات وخلل في نظام الفهرسة والتصنيف والحفظ والاسترجاع وضعف استخدام التقنية في خزن المعلومات واسترجاعها وضعف التأهيل المهني للملاكات العاملة به مما يعطل ويعوق سير عمله، وهدفت الدراسة إلى التعرف على نظام الحفظ والاسترجاع في نظام إدارة الوثائق وتوضيح الخلل في نظام الحفظ والاسترجاع وتحديد استخدامات تقنيات المعلومات في إدارة الوثائق، وتحديد الكفاءات المهنية والتكنولوجية للعاملين على نظام إدارة الوثائق لأرشيف ديوان المحاسبة (طرابلس / ليبيا)، واعتمدت الدراسة على استخدام منهج دراسة الحالة الذي يهتم بجمع بيانات ومعلومات عن الحالة المدروسة من حيث الزمان والمكان والموضوع.

أحدثت المعلوماتية ونظم الاتصالات الإلكترونية في وقتنا المعاصر ثورة حقيقة وانقلابا جذريا على الأساليب التقليدية في معالجة المعلومات والوثائق والملفات وحفظها وتداولها، بناءا على المفاهيم الجديدة والتقنيات المتقدمة في عملية الأرشفة وحفظ المستندات والوثائق والملفات، بما سيلزم المؤسسات والوزارات والشركات والمكاتب الحكومية والأهلية على اختلافها، التحول إلى استخدام الحاسب والبرمجيات المتخصصة لحفظ المستندات والوثائق والمراسلات، وتعتبر تقنيات حفظ وإدارة السجلات \"إلكترونيا\" من أهم إرهاصات عصرنا الحالي الذي اتسم بظهور تقنيات العمل الأرشيفي، حيث ساعدت المؤسسات في مواجهة هذه المتطلبات والتقليل من تخزين الورق ومخاطر تلف الأوراق، والحد من التكلفة. وتعتبر المؤسسة السودانية للنفط من أولى المؤسسات السودانية التي نالت حظها من استخدام التقنيات الحديثة لمعالجة وحفظ وإدارة المجموعات الأرشيفية إلكترونيا عبر إدخال نظم وبرمجيات ساعدت في تطوير العمل الأرشيفي بهذا المركز، عليه تهدف الدراسة إلى التعرف على التقنيات المستخدمة لمعالجة وحفظ وإدارة الأرشيف الإلكتروني بالمؤسسة السودانية للنفط، وتتفرع من هذه الهدف عدة أهداف أخرى هي: التعرف على الأرشيف الإلكتروني للمؤسسة السودانية للنفط وسياساته لحفظ وإدارة المجموعات الأرشيفية، والتعرف على التقنيات الحديثة لمعالجتها وحفظها، والتعرف على نظم وبرمجيات إدارية ومدى مواكبتها للمعايير العالمية في مجال تقنيات العمل الأرشيفي، والتعرف على الصعوبات التي يواجهها الأرشيف الإلكتروني للمؤسسة السودانية للنفط والعمل على تقديم المقترحات المناسبة التي قد تسهم في حلها. استخدمت الدراسة منهج دراسة الحالة، واعتمدت على المقابلة والملاحظة كأدوات رئيسية لجمع البيانات والمعلومات، ومن المتوقع أن تتوصل للنتائج التالية: ساعدت التقنية الحديثة المتوفرة بالمؤسسة السودانية للنفط من تقليل مشاكل الوصول إلى المعلومات لدعم متخذي القرار. ساعدت التقنية أيضا على إتباع الطرق العلمية والحديثة في مجال الأرشيف مما ساعد بدوره على تقليل المشاكل التي تواجه عمليات الأرشفة الإلكترونية للوثائق بالمؤسسة. نظام إدارة الوثائق الإلكترونية بالمؤسسة السودانية للنفط يتميز بالسرعة العالية لعمليات حفظ وإدارة الوثائق إلكترونيا. حسنت التكنولوجيا الحديثة والأنظمة الآلية المستخدمة بإدارة الأرشيف بالمؤسسة السودانية للنفط من مستوى جودة الخدمات المقدمةs تمع المستفيدين من المؤسسة. ليس هنالك صعوبات أو تحديات تواجه عمليات الأرشفة الإلكترونية بالمؤسسة السودانية للنفط، وذلك نتيجة لاهتمام الإدارة العليا بتطوير التقنية والكادر البشري الذي يعمل عليها. قدمت الدراسة عدد من التوصيات منها: ضرورة الاهتمام بالتقنية الحديثة في المجال ومتابعة التطورات العالمية المواكبة. الاهتمام بوضع الخطط والمقترحات اللازمة لاقتناء المصادر الإلكترونية وتوفير الدعم المالي اللازم لتسهيل إجراءات الشراء ووضع الاهتمام بجانب التقنية من قبل الدولة التي تمتلك تلك المؤسسات والاستعانة بالخبراء والمتخصصين الأجانب، والاستفادة من خبراتهم. الاهتمام بإنشاء الأرشيفيات الإلكترونية على المواصفات والمقاييس العالمية. ربط المؤسسة السودانية للنفط بالمؤسسات المتشابه عن طريق الإنترنت. تكوين قانون للأرشيفيات بالدولة يلزم جميع المؤسسات الحكومية بالدولة الالتزام.

المقدمة. تقوم مؤسسات ومراكز المعلومات بتنفيذ برامج إدارة السجلات والاستثمار في أنظمة إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية بحيث يمكن الوصول إلى المعلومات من قبل الشخص المناسب، في الوقت المناسب، بأقل قدر من الجهد والتكلفة. ويتعلق أحد العوامل الرئيسية التي تتنبأ بفعالية هذه الأنظمة بالدرجة التي يحدد بها المستفيدون المعلومات التي يرغبون في استرجاعها بنجاح. نقدم في هذا البحث نظرة أعمق على كيفية توظيف العاملين في مجال المعرفة لهذه الأنظمة لتلبية احتياجاتهم من المعلومات. المنهجية. وأجريت مقابلات مع أربعة من مراكز المعلومات لتحديد كيفية تطبيق مبادئ إدارة السجلات في أنظمتها. وأجريت مقابلات مع عشرة مستخدمين من كل مؤسسة لرسم خريطة لسلوكهم البحثي. بالإضافة إلى ذلك، تم استخدام تحليل البروتوكول لملاحظة كيف قام المستفيدون بالتعبير عن أفكارهم وعملياتهم الفكرية عندما قاموا بعمليات بحث بسيطة وصعبة في الأنظمة. النتائج. تم تطوير نموذج شامل لسلوك البحث عند استخدام أنظمة إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية من الدراسة. وتحديد سبع مراحل بحثية رئيسة، توضح الأساليب المختلفة التي يتعامل بها الباحثون مع مشكلة معلوماتهم. تسلط الدراسة الضوء على بعض الاختلافات الرئيسة بين مستخدمي هذه الأنظمة والأشكال الأخرى لسلوك البحث عن المعلومات، بما في ذلك الطرق المختلفة لمعالجة احتياجات البحث البسيطة أو الصعبة، ومنهجية المستفيد حول تحديد استراتيجيات البحث. كما يتم استكشاف التحديات الخاصة التي تنشأ في استرجاع المعلومات من هذه الأنظمة.