Explore the vast range of titles available.

للوثائق قيم إثباتية ومعلوماتية، لا تقتصر أهميتها على مدى زمني محدد أو نطاق إداري أو موضوعي؛ ومع اعتماد البنية التحتية المعلوماتية في المنظومة الرقمية على الوثائق كمصادر رئيسة للبيانات والمعلومات، فإن الدراسة تقدم رؤية استشرافية لمنظومة التحول الرقمي في مصر، وفي القلب منها إدارة الوثائق بما يحقق علاقة التكامل التي تفترضها الدراسة بينهما، وتبني الدراسة تصورها على تحليل التكوين التنظيمي للكيانات المسئولة عن التخطيط والتنفيذ لعمليات التحول الرقمي، بداية من المجلس الأعلى للمجتمع الرقمي مرورا بالمجالس الأخرى المتعلقة بالتقنيات الرقمية الحديثة لما يفترض بينهم من علاقات واهتمامات مشتركة، ثم دراسة لوزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات المسئولة عن تقديم الدعم التقني والإشراف على تأسيس البنية التكنولوجية في الأجهزة الإدارية، بالإضافة إلى مركز معلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء باعتباره المسئول عن تقديم الدعم الفني لمراكز المعلومات التي استحدثت بالتقسيم التنظيمي \":نظم المعلومات والتحول الرقمي\"، وتستعرض الدراسة مهام التوثيق التي انتقلت إلى التقسيم الجديد من مراكز المعلومات الملغاة، وأخيرا دراسة للواقع التنظيمي لأماكن حفظ الوثائق في الأجهزة الإدارية، وما تعانيه من مشكلات بسبب التشتت الإداري وغياب التبعية الفنية، الأمر الذي دفع بالدراسة إلى التوصية باستحداث تقسيم تنظيمي لإدارة الوثائق يتسق مع أهداف قانون الوثائق المزمع صدوره، بحيث يضم التقسيم جميع الإدارات المسئولة عن الوثائق سواء النشطة وشبه النشطة، ويشكل مظلة تضمن السيطرة على كافة الأرصدة الوثائقية داخل الجهة، وتوحد العمليات الفنية والإدارية، ويكفل القيام بعمليات الأرشفة الإلكترونية ودعم المنظومة الرقمية للدولة، واعتمدت الدراسة على المنهج الوصفي التحليلي في تحليلها لعناصر المنظومة الحالية، وعلى المنهج التحليلي المستقبلي فيما تقدمه من رؤى استشرافية.

كانت أزمة تدفق المعلومات الدافع لهذه الدراسة، التي تهدف إلى إبراز دور إدارة الوثائق الجارية في إدارة معلومات مؤسسات الدولة المصرية وحوكمتها. يعد الأداء الضعيف لبعض مؤسسات الدولة المصرية أحد أعراض أزمة إدارة الوثائق الجارية بها، فعندما يكون إدراك الجوانب المختلفة لطبيعة الوثائق غير مكتمل، تكون إدارة الوثائق غير فاعلة، وغير قادرة على تقديم أية نتائج ملموسة في تحسين وتطوير الأداء المؤسسي، مما يؤدي إلى تهميش وظيفة إدارة الوثائق الجارية، وتلاشي دورها ، وفي النهاية يتسبب في عدم قدرتها على أداء مهامها الأساسية والحاسمة التي تدعم أعمال المؤسسات ومعاملاتها، فتنشأ أزمة إدارة المعلومات، وذلك على الرغم أن الوثائق المنشأة من قبل مؤسسات الدولة تكون بمنزلة شريان الحياة بالنسبة لها، وينبغي إدارتها بوصفها جزءً من إدارة معلومات المؤسسة، وإدارة الوثائق الجارية تعد الآلية المناسبة لتطبيق حوكمة معلوماتها، وتقع حوكمة المعلومات في صميم جميع ممارسات إدارة الوثائق الجارية، فضلا عن إدارة الوثائق الجارية، والوصول إلى الوثائق ومعلوماتها يعد أمرًا أساسيًا، فضمان الوصول إليها هو الآلية الرئيسية لتقييم أداء المؤسسات الحكومية، والتحقيق في سلوكها وطريقة اتخاذها لقراراتها .

تعد الإدارة الجيدة للوثائق والمعلومات أمرا أساسيا لأية هيئة \"جهة\" تعمل بشكل جيد، لأن الإدارة الجيدة تدعم وظائف وأنشطة وإجراءات الأعمال، وتوفر أساسا لتقديم الخدمات بكفاءة، كما توفر آلية للهيئات \"الجهات\" للاحتفاظ بالأدلة على قراراتها وإجراءاتها للرجوع إليها في المستقبل ولدعم استمرارية الأعمال وإدارة ومعالجة المخاطر، فممارسة إدارة الوثائق الجيدة هي ببساطة ممارسة أعمال جيدة، ومما لا شك فيه أن التوحيد القياسي يحتل مكانة رئيسية في إدارة الوثائق، فالمعايير هي أداة مراقبة للأنشطة التنظيمية، تعزز التبادل الفعال للمعرفة بين المجتمعات الأرشيفية على المستويين الوطني والدولي، وهي أيضا وسيلة لنشر الابتكارات التكنولوجية، وكذلك تقييم الامتثال لمتطلبات الجودة المقبولة عموما، بفضل التوحيد القياسي، يتم نشر المعرفة الفنية المتعلقة بإدارة الوثائق في جميع أنحاء العالم، حيث يتم تنسيق أساليب العمل، كما تشكل المعايير آلية مهمة للتحكم في الأدوات المصممة لتطوير وتحسين برامج وسياسات إدارة الوثائق. يتناول هذا البحث مساهمة سلسلة معايير الأيزو ISO MSR 30300 بعنوان: \"نظم إدارة الوثائق\" في تصميم وتنفيذ وإنشاء وصيانة واستدامة وتطوير وتحسين نظم إدارة الوثائق، وبخاصة نظم إدارة الوثائق الهجينة أو ما يطلق عليها: \"نظم إدارة المستندات والوثائق المتكاملة\" باعتبارها أحدث الممارسات في إدارة الوثائق، فضلا عن دورها في إنشاء نظام توحيد دولي لأساسيات ومنهجيات ومفردات وممارسات إدارة الوثائق. وقد خلصت الدراسة إلى سلسلة المعايير الدولية ISO MSR 30300 بعنوان: نظم إدارة الوثائق توفر إطارًا علميًا متينًا لإدارة الوثائق، لأنها تصف المنهجية المناسبة لمواءمة نظم الوثائق مع الاستراتيجية الشاملة للهيئة \"الجهة\"، وبالتالي، فإنها تؤكد على دور الإدارة الجيدة للوثائق كعامل حاسم لنجاح الهيئة \"الجهة\"، علاوة على ذلك، فإنها توفر الطرق اللازمة لضمان التحكم المستمر في عمليات إدارة الوثائق.

صاحب ظهور تقنية بلوك تشين صخب وجدل كبير، لما أثير حولها من شكوك دفعت كثيرا من الحكومات إلى العزوف عنها؛ وبخاصة عند تطبيقها في المعاملات الرسمية وما ينتج عنها من وثائق، ربما شجع ذلك ما دعت إليه التقنية من تغييرات جذرية في معمارية النظم الإلكترونية الحالية؛ منها لا مركزية حفظ المحتوى، رفضها لهيمنة المؤسسات وتحكمها في العمليات، وإفساحها المجال أمام المجتمعات للمشاركة في اتخاذ القرارات وحفظ البيانات، وبالطبع لم تكن نظم إدارة الوثائق وأرشفتها بمنأى عن ذلك؛ الأمر الذي دفع بالدراسة إلى التساؤل عن مدى توافر الشروط الفنية والقانونية فيما تنتجه التقنية من وثائق رسمية؛ يعتمد عليها كأدلة إثبات، ومدى تحقيق التقنية للمبادئ والمتطلبات الأرشيفية، وأهم العقبات التي تواجه تطبيقها في مؤسساتنا الرسمية، وفي سياق البحث عن إجابات للتساؤلات المثارة اتبعت الدراسة المنهج الوصفي التحليلي في التعريف بالتقنية وعناصرها وأنواعها، ومنصات إنشائها وآليات عملها، واستعراض أنماط تطبيقها في برمجيات إدارة الوثائق والأرشيفات، واستخدمت الشق التحليلي من المنهج في مناقشة إشكاليات التطبيق محليًا، وتوصلت الدراسة إلى مجموعة نتائج أهمها: حافظت التقنية على معظم الشروط اللازمة لصحة الوثائق، وتحتاج إلى تدعيم متطلبات كشف الهوية والتحقق من الأهلية، كما تمنح التقنية المؤسسات والأرشيفات السلطات التي تمكنها من الحفاظ على خصوصيتها وحماية وثائقها، وخلصت الدراسة إلى إمكانية التطبيق الجزئي للتقنية بما يتناسب مع الأوضاع الراهنة، وإلى أن تتهيأ الأحوال وتصدر التشريعات والمعايير التي تكفل الانتقال إلى التشغيل الكامل.

مما لا شك فيه أن للبرمجة دورها المحوري في عملية الأرشفة الإلكترونية؛ فبدونها لا يمكن تصميم قواعد البيانات التي تبنى عليها عمليات الحفظ والبحث والإتاحة للبيانات والمعلومات ومصادرها الوثائقية، وإذا لم تتوفر لدى الجهات الإدارية - الراغبة في التطوير - الخبرات البرمجية القادرة على تصميم قواعد البيانات أو توفير الاعتمادات المالية لشراء البرمجيات التجارية فإنها حتما ستتخلى عن قرارها بشأن التحول الرقمي، وبعيدا عن تعقيدات لغات البرمجة، وتمشيا مع طبيعة الدراسة في أقسام الوثائق والمكتبات والمعلومات تأتى البرامج التطبيقية الجاهزة لتكون حلا يتيح للأقسام العلمية إمكانية تدريب طلابها عمليا على تصميم قواعد البيانات، وإكسابهم المهارات اللازمة التي يحتاجها سوق العمل، وهذا ما تهدف إليه الدراسة باقتراح مقرر أكاديمي لتدريب الطلاب على تصميم قاعدة بيانات أرشيفية تتضمن ثلاثة مشاريع، تمثل عصب إدارة الوثائق في أية جهة إدارية، وهى (الصادر، والوارد، وتكشيف محاضر الاجتماعات، وإدارة الملفات والسجلات) بالإضافة إلى مشروع (إدارة السجلات الطبية) للتدريب على مراحل وإجراءات الأرشفة الإلكترونية، والتطبيق عمليا على وثائق إحدى القطاعات الحيوية المتخصصة. وتستعرض الدراسة سبل تدريس المقرر ومحتواه العلمي ومتطلباته وما توصلت إليه من نتائج تطبيقه؛ ومن أهمها: استحسان الطلاب للمقرر وتجاوبهم معه، وإدراكهم لأهميته بما أضافه لهم من معارف ومهارات جعلتهم يشعرون بقيمة دورهم في المجتمع، ومدى احتياج سوق العمل إليهم، واتبعت الدراسة المنهج التجريبي الذي يتسق وسعيها نحو حل مشكلتها بما اقترحته من مقرر أكاديمي.

تكمن مشكلة الدراسة في أن نظام إدارة الوثائق لديوان المحاسبة طرابلس / ليبيا يعاني مشاكل في الاسترجاع وتمثلت بوجود تكدس كبير في الوثائق والملفات والسجلات وخلل في نظام الفهرسة والتصنيف والحفظ والاسترجاع وضعف استخدام التقنية في خزن المعلومات واسترجاعها وضعف التأهيل المهني للملاكات العاملة به مما يعطل ويعوق سير عمله، وهدفت الدراسة إلى التعرف على نظام الحفظ والاسترجاع في نظام إدارة الوثائق وتوضيح الخلل في نظام الحفظ والاسترجاع وتحديد استخدامات تقنيات المعلومات في إدارة الوثائق، وتحديد الكفاءات المهنية والتكنولوجية للعاملين على نظام إدارة الوثائق لأرشيف ديوان المحاسبة (طرابلس / ليبيا)، واعتمدت الدراسة على استخدام منهج دراسة الحالة الذي يهتم بجمع بيانات ومعلومات عن الحالة المدروسة من حيث الزمان والمكان والموضوع.

المقدمة. تقوم مؤسسات ومراكز المعلومات بتنفيذ برامج إدارة السجلات والاستثمار في أنظمة إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية بحيث يمكن الوصول إلى المعلومات من قبل الشخص المناسب، في الوقت المناسب، بأقل قدر من الجهد والتكلفة. ويتعلق أحد العوامل الرئيسية التي تتنبأ بفعالية هذه الأنظمة بالدرجة التي يحدد بها المستفيدون المعلومات التي يرغبون في استرجاعها بنجاح. نقدم في هذا البحث نظرة أعمق على كيفية توظيف العاملين في مجال المعرفة لهذه الأنظمة لتلبية احتياجاتهم من المعلومات. المنهجية. وأجريت مقابلات مع أربعة من مراكز المعلومات لتحديد كيفية تطبيق مبادئ إدارة السجلات في أنظمتها. وأجريت مقابلات مع عشرة مستخدمين من كل مؤسسة لرسم خريطة لسلوكهم البحثي. بالإضافة إلى ذلك، تم استخدام تحليل البروتوكول لملاحظة كيف قام المستفيدون بالتعبير عن أفكارهم وعملياتهم الفكرية عندما قاموا بعمليات بحث بسيطة وصعبة في الأنظمة. النتائج. تم تطوير نموذج شامل لسلوك البحث عند استخدام أنظمة إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية من الدراسة. وتحديد سبع مراحل بحثية رئيسة، توضح الأساليب المختلفة التي يتعامل بها الباحثون مع مشكلة معلوماتهم. تسلط الدراسة الضوء على بعض الاختلافات الرئيسة بين مستخدمي هذه الأنظمة والأشكال الأخرى لسلوك البحث عن المعلومات، بما في ذلك الطرق المختلفة لمعالجة احتياجات البحث البسيطة أو الصعبة، ومنهجية المستفيد حول تحديد استراتيجيات البحث. كما يتم استكشاف التحديات الخاصة التي تنشأ في استرجاع المعلومات من هذه الأنظمة.