Conference Proceeding

التطبيقات الفنية: نظم إدارة الوثائق

إمحمد، ليلى محمد السنوسي

2014

Overview

إدارة الوثائق تعني بتنظيم وترتيب الوثائق منذ إنشائها في الجهاز الإداري حتى خروجها منه وسهولة الرجوع إليها بحيث تشمل الإشراف على عمليات خلق الوثائق وتكوينها وطرق تداولها وحفظها وصيانتها وتخزينها وحمايتها من التلف والتخلص من الوثائق غير الهامة. وهدف إدارة الوثائق هو جعل الوثائق تخدم احتياجات العمل الرسمي ويتم التعامل معها بطريقة فعالة واقتصادية وتسهيل فصل الوثائق القيمة عن تلك التي ليس لها قيمة والعمل على إتاحة الوثائق وتسهيل الوصول إليها وإمداد الأرشيفين بالبيانات الضرورية بمعلومات عن حجم الوثائق وشكلها وتاريخ نقلها وتسهيل الوظائف الأرشيفية التي تتعلق بنظم الترتيب والوصف والخدمة المرجعية والصيانة. وتعد إدارة الوثائق إحدى الركائز التي أسهمت بشكل كبير في تطور الإدارة الحديثة سواء أكان ذلك بانتهاج الأساليب اليدوية التقليدية أم في شقها الأحدث الذي يرتبط باستعمال وسائل التقنية الحديثة المتمثلة في (الحواسيب، المبرقات الآلية، آلات التصوير، وقواعد البيانات) وغيرها من الأدوات في الخزن والاسترجاع. ومراعاة لهذه الأهمية تسارعت مراكز المعلومات والهيئات والمؤسسات والأجهزة المختلفة لمحاولة تطوير نظم إدارة الوثائق بها لتفعيل عملها وإظهار نتائج عملية أفضل، وتعددت التجارب بين جهة وأخرى وكل منها تطمح لاكتشاف ما قد يرتبط بأنظمة إدارة وثائقها من خلل أو قصور يمنعها من تحقيق الأهداف المطلوبة منها. من هنا اهتمت الورقة بنظام إدارة الوثائق حيث تناولت تعريف الوثائق وأعمار الوثائق والمراحل التي تمر بها وأنواع الوثائق وتعريف الدورة المستندية للوثائق الإدارية ودورة الوثائق الإدارية وطبيعة الوثائق وأهمية الوثائق والمعلومات والمحفوظات في الأجهزة الحكومية والإدارة العلمية للوثائق الجارية وأهمية إدارة الوثائق والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات وواقع الأرشيف الجاري والوسيط والتنظيم الفني لإدارة الوثائق من حيث الترقيم والتصنيف والفهرسة والتكشيف والمستخلصات والحفظ.

• Publisher: جمعية المكتبات والمعلومات الاردنية
• Subject: الأرشيف / الإدارة الحديثة / الترقيم / التصنيف / التكشيف / العالم العربي / العمليات الفنية / الفهرسة / القوانين والتشريعات / الوثائق